Panduan Panduan

Concept Note (CN) adalah formulir aplikasi atau proposal awal untuk pendanaan proyek APEC. CN sebanyak maksimal 4 halaman tersebut harus disetujui oleh fora APEC sebelum dapat dilanjutkan ke tahap penilaian oleh semua Anggota APEC. Concept Note yang berhasil, akan dikembangkan menjadi Proposal Proyek sebanyak 14 halaman.

Berikut adalah panduan penyusunan CN agar dapat disetujui untuk mendapatkan pendanaan APEC:

• Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas

Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, untuk memudahkan pembaca memahami masalah apa yang ingin diatasi oleh proyek yang diajukan dan bagaimana caranya untuk mengatasi masalah tersebut, serta output apa yang akan dihasilkan dari proyek tersebut. Output adalah kegiatan proyek seperti pelatihan, workshop, dialog kebijakan, dan produk tertulis seperti laporan. Berikan nama untuk setiap output (misalnya Final Report) dan gunakan secara konsisten di seluruh CN. Karena Proyek APEC memiliki batas penyelesaian 18 bulan, disarankan untuk membatasi output proyek tidak lebih dari tiga, untuk memastikan proyek dapat dijalankan dengan baik sesuai dengan standar APEC.

• Pastikan bahwa proyek yang akan diajukan selaras dengan prioritas APEC

Hubungi focal point Ekonomi APEC dalam fora untuk mendiskusikan proyek yang diajukan ketika berada pada tahap awal penyusunan CN, dan bagikan draftnya untuk mendapatkan masukan dan untuk mendapatkan dukungan co-sponsor yang dibutuhkan. Pada umumnya syarat minimal dukungan untuk setiap Proyek APEC adalah dua co-sponsor.

• Mencari co-sponsor lebih awal merupakan hal yang penting

Mencari co-sponsor lebih awal merupakan hal yang penting dan memiliki fokus pengembangan kapasitas yang kuat, karena itu merupakan tujuan dari proyek-proyek APEC. Proyek ini akan membantu menerjemahkan arah kebijakan APEC ke dalam tindakan nyata. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa tema proyek relevan dan konsisten dengan tujuan dan prioritas APEC.

• Pastikan proyek tidak menduplikasi proyek lain yang sudah disampaikan di forum yang sama

Jika proyek memiliki tema atau isu yang sama dengan proyek-proyek sebelumnya, pastikan bahwa proyek yang sedang disusun memiliki perbedaan pendekatan dan dimensi dari isu tersebut.

• Pastikan proyek yang diajukan memenuhi syarat untuk pendanaan APEC

APEC bukan organisasi teknis untuk penelitian dan pengembangan. Terkait hal ini, proyek yang melibatkan desain, pengembangan, pengujian, dan pembuatan prototipe tidak cocok untuk dijadikan proyek pengembangan kapasitas APEC.

• Lakukan riset kebutuhan anggaran

Jumlah anggaran yang tercantum dalam CN akan menjadi dasar kebutuhan anggaran dalam penyusunan Proposal Proyek. Dalam kaitan ini, kebutuhan anggaran yang tercantum dalam CN tidak boleh melebihi anggaran dalam Proposal Proyek.

• Lakukan penyuntingan akhir CN

Lakukan penyuntingan akhir CN sebelum membagikannya kepada anggota fora dan menyerahkannya kepada Sekretariat APEC. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut telah disusun dengan baik, tidak ada kesalahan ketik, formatnya konsisten, tidak lebih dari 5 halaman, dan menggunakan bahasa yang sesuai dengan panduan APEC.

Proposal Proyek dibuat berdasarkan Concept Note yang telah disetujui, dan menguraikan desain output proyek, anggaran proyek, dan bagaimana proyek akan diimplementasikan dan dievaluasi.

• Pastikan terdapat keterkaitan yang jelas antara output dan outcome, sehingga keduanya selaras dengan tujuan proyek

Output adalah rangkaian kegiatan dan produk dari proyek, seperti workshop dan publikasi, melalui penyampaian output inilah akan tercapai outcome, dan tujuan proyek secara keseluruhan. Outcome adalah perubahan, dampak, dan manfaat yang dicapai melalui output setelah rangkaian proyek selesai, outcome yang dihasilkan harus dapat dinilai, seperti melalui survei evaluasi peserta pasca acara.

• Berikan informasi yang lengkap mengenai output

Pada bagian output, jelaskan mengenai tujuan, ruang lingkup, struktur, dan isinya, jika output berupa workshop, berikan agenda atau program tentatif untuk menggambarkan struktur, durasi, fokus, serta peran pembicara dan peserta dalam workshop tersebut. Jika berupa publikasi, jelaskan struktur laporan yang diusulkan dan perkirakan panjang halamannya. Gunakan nama yang sama untuk setiap output di seluruh Proposal. Jika terdapat publikasi laporan dalam Proyek APEC, hal ini harus dijelaskan dalam Proposal Proyek.

• Identifikasi indikator kinerja untuk output dan outcome

Penetapan indikator akan memudahkan PO untuk melakukan evaluasi berjalannya proyek. Pada bagian Monitoring dan Evaluasi, tambahkan target untuk memudahkan evaluasi seperti jumlah Ekonomi APEC yang akan berpartisipasi dalam workshop dan jumlah ekonomi yang akan memberikan tanggapan terhadap survei dalam Proyek APEC. Jelaskan bagaimana PO akan mengukur indikator ini misalnya dengan melakukan survei evaluasi setelah workshop selesai.

• Jelaskan kelompok peserta yang menjadi penerima manfaat (beneficiaries) dari Proyek APEC

Hal ini akan memastikan peserta dengan keahlian yang 'tepat' yang akan berpartisipasi kegiatan Proyek APEC seperti workshop, sehingga dapat memaksimalkan outcome.

• Pastikan bahwa semua item dan service dalam anggaran proyek memenuhi syarat pendanaan APEC

Alokasikan anggaran seperti biaya perjalanan untuk mendukung kegiatan pengembangan kapasitas. Berikan rincian biaya kontraktor secara rinci, termasuk daftar tugas dengan jam kerja dan tarif per jam. Perhatikan bahwa anggaran proyek yang telah disusun dapat dikurangi selama proses penilaian kualitas Proposal Proyek oleh Sekretariat, untuk memastikan efisiensi pemanfaatan dana sesuai dengan panduan APEC.

• Lakukan penyuntingan akhir Proposal Proyek

Pastikan bahwa semua bagian dalam Proposal Proyek telah ditulis dengan jelas dan ringkas serta tidak melebihi 14 halaman. Periksa kembali kesalahan ketik dan istilah teknis, dan patikan penggunaan bahasa yang sesuai dengan panduan APEC.